Qualquer pessoa pode planejar um show de música ao vivo , seja para apoiar uma boa causa, para promover uma banda ou um artista que você gosta ou para arrecadar fundos para sua organização. Aqui, compartilhamos nossos conselhos para garantir que tudo corra conforme o planejado!
1. Identifique seu público-alvo e defina seu orçamento
A primeira coisa a fazer antes de lançar seu projeto é identificar o público-alvo que você deseja atingir com seu programa de música. Que tipo de público você gostaria de atrair? Quer você esteja segmentando crianças ou um público adulto, as permissões que você precisará solicitar variam. Pense na venda de bebidas alcoólicas, por exemplo, ou no horário do seu evento – isso será diferente para um público menor ou maior de 18 anos.
Defina uma meta de atendimento – isso ajudará você a definir a remuneração do artista, o aluguel do local e todas as despesas relacionadas.
2. Encontre um local
O próximo passo é escolher um local adequado para o estilo de música que você deseja tocar e a meta de público que você definiu. Este local terá de cumprir alguns requisitos legais.
Procure os locais de música em sua cidade, os bares, os locais culturais e outros espaços públicos disponíveis para os organizadores de eventos. Depois de encontrar o local que atende às suas necessidades em termos de capacidade de atendimento e estilo musical, entre em contato com o gerente para saber sobre as condições de contratação e acesso ao local . O local tem acesso para pessoas com deficiência ? Tem área para fumantes, vaga de estacionamento? Tem licença para bebidas? Pergunte ao gerente se a cobertura de primeiros socorros está incluída no preço, se ele possui equipamentos AV que atendem às suas necessidades ou se você terá que contratar uma equipe e alugar algum equipamento. Você precisará contratar bartenders e caixas ou isso está incluído no preço?
3. Certifique-se de cumprir os regulamentos
Licenças e permissões
Os regulamentos exigem que qualquer evento que inclua entretenimento regulamentado (como uma apresentação de música ao vivo) tenha uma Licença de Instalações ou envie um Aviso de Evento Temporário (TEN).
Você também deve saber que se você fornecer entretenimento entre 23h e 8h, ou se sua meta de público for acima de 500 pessoas para uma apresentação de música amplificada ao vivo ou gravada, você precisará solicitar uma licença de entretenimento do seu conselho local.
Cobertura de segurança e primeiros socorros
Para shows musicais menores, a capa de primeiros socorros não é necessária. No entanto, pense em manter à mão uma lista de números de serviços de emergência e um kit de primeiros socorros em caso de emergência. Para eventos maiores, você precisará ter cobertura de primeiros socorros no local (por exemplo, The Red Cross ou St John Ambulance). A equipe garantirá a segurança de todos no local e em um raio de 50 m ao redor do local. Você é o responsável final por qualquer acidente e incidente que possa acontecer dentro deste espaço.
Dependendo do tipo de show de música que você organiza, você pode precisar de uma equipe de segurança e gerenciamento de multidões proporcional ao número de participantes do seu evento. Geralmente recomendamos 1 oficial de segurança para cada 100 participantes. No dia, os agentes de segurança devem usar uniforme e levar sempre consigo um bilhete de identidade com os dados do empregador, do trabalhador e uma fotografia do agente. Para realizar buscas de segurança nos participantes, você deve saber que os pesquisadores devem possuir licenças do Private Security Industry Act emitidas pela Security Industry Authority, quando apropriado.
A missão dos agentes de segurança no local será verificar as instalações e avaliar os riscos e perigos potenciais, gerir as multidões, prevenir os riscos de brigas entre pessoas, ajudar as pessoas que possam estar em perigo, notificar as autoridades locais e/ou serviços de emergência quando apropriado, facilitar e organizar o acesso ao espetáculo e às saídas de emergência.
Seguro
Você deve fazer um seguro de responsabilidade civil para cobrir possíveis danos ao local e/ou aos participantes. Colete informações abrangentes de seu provedor de seguros para obter uma boa compreensão de sua cobertura. Você terá seguro durante a montagem e desmontagem? A seguradora oferece cobertura de cancelamento?
Contratos e remuneração de seus prestadores de serviços
Prestadores de serviços, funcionários e artistas devem ser remunerados e ter um contrato, como um contrato temporário ou freelance. Dois tipos de contratos devem ser considerados ao organizar um show de música:
O contrato de equipagem ou de performance que liga o organizador (aqui designado por empregador) com o staff e os artistas e um contrato de tournée no caso de um espetáculo produzido por um promotor/produtor. Este último representa uma fatura de compra do referido espetáculo a ser paga por você, o organizador.
Licença de licor
Se o local que você contratou ainda não possui licença para bebidas, pense em solicitar uma pelo menos quinze dias antes do evento. Mencione quem está organizando o evento, quem é o dono do local, onde fica o bar e a categoria de bebida que será oferecida.
PRS para música
Pelo menos 30 dias antes do show de música, você deve solicitar permissão para tocar e tocar música protegida por direitos autorais em um ambiente público da PRS for Music, a Music Collection Society do Reino Unido. A organização enviar-lhe-á um formulário de candidatura para preencher, assinar e enviar para a PRS for Music. No prazo de 30 dias após o término do evento, você deve se reportar ao PRS for Music incluindo um set list completo confirmando a música executada, as Receitas Brutas de cada elemento e, quando apropriado, o(s) autor(es) e a duração das obras utilizadas no evento. evento.
4. Acolhimento de artistas, gestão de prestadores de serviços
Feito o local, os participantes e os processos legais, você pode (finalmente!) passar para o principal motivo da montagem do seu show: os artistas .
Quantas bandas você gostaria de apresentar no palco? Você gostaria de organizar um estilo específico de show, criar uma atmosfera especial e receber muitas bandas? Ou você gostaria de promover uma banda específica, nesse caso todo o evento será sobre eles, talvez com um show de abertura ? Algumas bandas exigem um ato de abertura específico, outras permitem que você escolha. Nesse caso, recomendamos que você converse com o ator principal sobre sua escolha para garantir que ela seja adequada a ele.
Você deve planejar uma área de artistas para a banda e seus convidados com comidas e bebidas. Cuide do transporte e acomodação dos artistas (hotel, pousada) e peça com antecedência um cavaleiro (documento com o equipamento necessário e outros requisitos dos artistas). Algumas demandas podem parecer estranhas, tente atende-las de qualquer maneira. Dessa forma, você terá um bom relacionamento com os empresários e promotores que ficarão agradecidos quando você organizar outros shows.
Não se esqueça dos outros provedores de serviços necessários para o seu show de música.
Caso o local não possua os equipamentos necessários, será necessário contratar uma equipe de som e iluminação de palco.
Dependendo do tamanho do local e do seu objetivo de atendimento, você precisará escolher, conforme mencionado, um serviço de segurança . Esteja atento à sua reputação, o seu evento pode sofrer com uma má imagem se o serviço escolhido não for adequado. Você deve contratar uma equipe que entenda o espírito do evento.
Pense na alimentação dos participantes e da equipe, para quem você precisará contratar um fornecedor ou obter caminhões de alimentos (você deve favorecer os fornecedores locais para otimizar custos e promover produtos de origem local).
Por fim, você precisará de um provedor de serviços para sua emissão de passagens e controle de .acesso Venda seus ingressos você mesmo e/ou use um provedor, você pode oferecer vários preços ou usar nosso recurso de venda cruzada se você tiver mercadorias, por exemplo.
5. No dia
No dia do seu show, sua missão será pagar os artistas e garantir que seu evento cumpra as restrições de ruído e os requisitos de segurança. Para se concentrar nessas tarefas, você precisará de um planejamento detalhado com antecedência. Planeje o horário de chegada dos artistas, prestadores de serviços e funcionários. Reúna suas equipes, atribua a eles sua localização e missão e explique como o evento se desenrolará.
Você terá preparado contratos para cada artista e prestador de serviços com antecedência, bem como sua remuneração.
Cada um deles precisará de seu próprio espaço: os artistas precisarão ter seu camarim pronto na chegada, os prestadores de serviços podem ter um espaço de preparação para cuidar dos últimos preparativos.
Você deve planejar uma recepção específica para VIPs em potencial, seus parceiros e a mídia com uma área dedicada e assentos e passes reservados. Falando em passes, cada tipo de funcionário deve receber um passe incluindo o acesso permitido à pessoa, dependendo de sua função na organização. Alguns membros da equipe precisarão de um walkie-talkie , que você deve planejar com antecedência para evitar viagens de compras apressadas no último minuto, pois geram muita ansiedade que você poderia prescindir no dia do seu evento.
6. Após o show
É isso! Seu show foi muito bom e o público está muito feliz, seus artistas estão satisfeitos e você os pagou, assim como seus prestadores de serviços e sua equipe. Mas não é aqui que a aventura termina!
Você precisará limpar a sala e suas áreas circundantes e desmontar sua configuração, então registrar suas contas e relatar à sociedade de cobrança de direitos musicais do país.
Você pode organizar uma pequena festa com seus prestadores de serviços, qualquer voluntário, suas equipes e talvez os artistas. Dessa forma, você mostra sua gratidão a todos aqueles que participaram do seu sucesso, e é uma boa ideia manter um bom relacionamento antes de eventos futuros.
Por fim, faça uma revisão de imprensa de todos os comentários que seu evento recebeu na mídia.
7. Comunicando sobre o show
Você deve ter notado que ainda não falamos sobre a comunicação em torno de seu show. No entanto, é um elemento crítico para o sucesso do seu evento. De fato, ela é tecida em toda a organização de um espetáculo tanto quanto em qualquer outro evento.
Há um certo número de ferramentas úteis para criar uma comunicação promocional eficaz em torno do seu show. A sua bilheteira é a primeira ferramenta, quer esteja integrada num website ou num mini-site é a primeira ferramenta de comunicação a dar o tom de voz, o ambiente do evento e toda a informação necessária. Você também tem a opção de integrar um vídeo e alguns elementos visuais.
Você deve atualizar todos os seus fãs anunciando seu show online em seu blog , bem como todas as contas de mídia social que você possui. Inclua todas as informações úteis, bem como informações sobre o programa.
Canais de comunicação
- Blog : Poste regularmente sobre o show. Publique algo sobre os artistas que irão tocar, o design do palco, o local onde o show será realizado, etc. Você pode entrevistar os artistas e pedir-lhes para retransmitir a postagem em suas páginas de mídia social. Seu blog também pode cobrir as resenhas da imprensa que você terá após o show!
- Redes sociais : Você deve favorecer este canal para falar sobre seu programa. Inclua os artistas, o local, sua equipe e o público para compartilhar seu conteúdo e aumentar a conscientização sobre seu show.
- Crie seu evento no Facebook incluindo todas as informações úteis, apresentando os artistas (entrevistas, fotos, vídeos de shows anteriores que fizeram, etc.). Você pode integrar seus ingressos diretamente na página do evento ou no seu site .
- Compartilhe artigos de imprensa e algumas das músicas dos artistas na página do seu evento.
- Para aumentar a conscientização, você pode criar um anúncio no Facebook . Para isso, você precisará definir seu público-alvo (idade, localização, interesses etc.), definir um limite de gastos por dia e lançar sua campanha. O Facebook trabalhará então para maximizar a visibilidade do seu anúncio.
- O Twitter também é adequado para promover programas de música . Favoreça fotos e vídeos nesse canal. Por exemplo, você pode compartilhar entrevistas, dar uma prévia dos ensaios, mostrar fotos do local e shows ao vivo anteriores dos artistas que estão programados para tocar. Postar com frequência é importante aqui, então não hesite em compartilhar posts e tweets dos artistas, seus provedores de serviços, etc.
- Dependendo do seu público-alvo, o Snapchat e o Instagram podem ser um canal melhor.
- Podem ser criados concursos nestas plataformas para aumentar a notoriedade. Você pode dar a chance de ganhar ingressos, extras como acesso aos bastidores ou acesso à passagem de som, ou sacolas de brindes. Normalmente, para ganhar o prêmio, os participantes participam de um sorteio compartilhando, curtindo e comentando o post da competição. Dessa forma, você pode alcançar um novo público usando a rede de seus seguidores.
- Newsletters e campanhas de e-mail : Se você tem um banco de dados de seus fãs, pense em enviar uma newsletter 3 meses antes do show para anunciar o show, dar informações úteis e dar acesso à sua plataforma de ingressos. Envie-lhes um lembrete à medida que nos aproximamos do show e por que não incluir um código promocional ?
- Além das redes sociais e blogs, a imprensa e a mídia, em geral, podem ser aliados úteis para aumentar a visibilidade e a credibilidade do seu evento. Será difícil, no entanto, ter artigos publicados sobre seu evento, então você deve planejar sua estratégia com antecedência. Comece com um comunicado de imprensa que se destaque, incluindo fotos e vídeos apresentando a(s) banda(s) que vai tocar, o local, o espírito do show e um link para comprar ingressos.
- Em seguida, direcione a mídia musical, especialmente aquelas especializadas no estilo musical de seu(s) artista(s) e envie-lhes o comunicado de imprensa. Saiba que você pode não obter uma resposta imediatamente, dê aos jornalistas algum tempo para acompanhar sua mensagem. Se você não tiver uma resposta uma semana depois, ligue para eles e ofereça-se para enviar o comunicado de imprensa novamente e agendar uma entrevista com o(s) artista(s) – obviamente com o consentimento do organizador da turnê. Você deve ter em mente que o jornalista não tem um interesse específico em falar sobre seu programa, ele está procurando por artigos que envolvam seus leitores. Como resultado, seu comunicado de imprensa deve convencê-los de que você tem algum conteúdo ou notícias exclusivas e interessantes sobre o setor.
- Impressão: dependendo do seu orçamento, pode ser bom lançar uma campanha de cartazes. Crie cartazes e folhetos incluindo o programa, algumas informações úteis e seus potenciais parceiros, seu site ou endereço de blog e suas contas de mídia social. Distribua-os e exiba-os em áreas de festas, bairros e lojas onde possam ser vistos pelo seu público-alvo.
Durante o espetáculo
A comunicação deve continuar durante o show. Por exemplo, você pode exibir vídeos da última verificação de som ou transmitir o show ao vivo nas mídias sociais. Lembre as pessoas das informações úteis e horários de exibição em suas páginas da web.
Depois do show
Após o show, você deve capitalizar os acertos e erros do seu evento. Agradeça aos seus prestadores de serviços, parabenize o(s) artista(s), agradeça ao público. Saia na frente de seus críticos explicando qualquer problema que você possa ter encontrado. Não há nada pior do que um organizador que mantém a cabeça na areia quando se depara com críticas ruins do público, assumir seus erros só pode torná-lo melhor.